Políticas de Privacidad

Transcribe HC es la plataforma tecnológica que presta el servicio de gestión médica e historias clínicas con Inteligencia Artificial. El médico o profesional de salud que contrata este servicio actúa como Responsable del Tratamiento de los datos personales de sus pacientes, conforme al Art. 19 de la LOPDP. Transcribe HC actúa como Encargado del Tratamiento por cuenta del médico. Puedes consultar nuestra Política de Privacidad para Pacientes aquí.

Para la transcripción de voz a texto y la generación automática de historias clínicas y respuestas del asistente/chatbot, los audios y textos de consultas son procesados por OpenAI (EE.UU.) y/o Google Gemini (EE.UU.) bajo acuerdos de confidencialidad y cumplimiento de privacidad. Los datos no son utilizados para entrenar modelos de IA externos. El uso de esta funcionalidad es completamente opcional; el profesional de la salud puede elegir no grabar las consultas y rellenar la historia clínica y recetas de forma manual. Al usar la transcripción por IA, el médico como Responsable del Tratamiento declara contar con el consentimiento del paciente y autoriza este procesamiento transfronterizo en nombre de su consultorio, conforme al Art. 54 de la LOPDP.

Los datos personales son tratados exclusivamente para las siguientes finalidades:

• Gestión de citas y agenda médica del consultorio.
• Generación de historias clínicas, recetas y certificados médicos.
• Envío de recordatorios de citas por WhatsApp (solo si el paciente autorizó al médico).
• Emisión de facturas electrónicas y comprobantes válidos ante el SRI Ecuador.
• Firma electrónica de documentos médicos mediante certificados digitales (.p12).
• Facturación y soporte técnico del servicio contratado.

El módulo de Facturación SRI permite emitir facturas electrónicas válidas según la normativa del Servicio de Rentas Internas (SRI) de Ecuador. Para esto:

• Los comprobantes son enviados al ambiente de producción del SRI mediante webservices oficiales para su autorización en tiempo real.
• Los datos del receptor (nombre, cédula/RUC) son enviados al SRI como parte del XML del comprobante, según lo exige la normativa.
• El certificado de firma electrónica (.p12) es almacenado cifrado en nuestros servidores y utilizado únicamente para firmar los comprobantes electrónicos. No se comparte con terceros.
• Las facturas emitidas se conservan durante al menos 7 años en cumplimiento con el Art. 41 del Reglamento de Comprobantes de Venta del SRI.

La plataforma permite firmar digitalmente documentos médicos (recetas, certificados e historias clínicas) utilizando un certificado de firma electrónica emitido por entidades certificadoras autorizadas (como el BCE, Security Data u otras reconocidas en Ecuador y/o en el país del profesional).

La firma electrónica usando certificados .p12 tiene validez legal en Ecuador conforme a la Ley de Comercio Electrónico (Ley No. 2002-67). Si el profesional usa un certificado emitido por una entidad certificadora de otro país, la validez legal dependerá de la legislación de ese país.

Los datos se conservarán mientras la cuenta del usuario permanezca activa. El usuario puede solicitar la eliminación permanente e irreversible de todos sus datos mediante cualquiera de las siguientes opciones:

• Usando la opción "Eliminar mi cuenta" disponible dentro de la plataforma.
• Enviando una solicitud por correo electrónico a [email protected].

De conformidad con la LOPDP, usted tiene derecho a Acceder, Rectificar, Suprimir, Oponerse y Portar sus datos personales. Para ejercer estos derechos, escriba a [email protected].

Transcribe HC implementa medidas técnicas y organizativas para proteger sus datos: almacenamiento en servidores cifrados con TLS/SSL, control de acceso por roles, autenticación segura y copias de seguridad periódicas.

Transcribe HC se integra con Zoom Video Communications para facilitar teleconsultas virtuales. Al conectar su cuenta de Zoom:

• Datos recopilados: token de acceso OAuth, token de refresco y fecha de expiración de Zoom, almacenados de forma cifrada en nuestra base de datos.
• Uso de los datos: los tokens se usan exclusivamente para crear, leer y eliminar reuniones de Zoom asociadas a citas médicas virtuales agendadas en la plataforma.
• Datos de reuniones almacenados: ID de reunión, URL de acceso del paciente (join_url) y URL de inicio del médico (start_url), vinculados a cada cita.
• No accedemos a: contenido de reuniones, grabaciones, chats ni datos de participantes.
• Desconexión: puede revocar el acceso de Zoom en cualquier momento desde Configuración. Los tokens se eliminarán inmediatamente.

Transcribe HC utiliza las API oficiales de Meta Platforms, Inc. para facilitar la comunicación entre médicos y pacientes vía WhatsApp Business Cloud API. Al vincular su número telefónico:

• Datos recopilados de Meta: Token de acceso de la API de Cloud (almacenado de forma cifrada), identificador de WhatsApp Business (WABA ID), ID del número de teléfono, nombre del negocio verificado y número de teléfono formateado.
• Uso de los datos: Estos identificadores técnicos se utilizan exclusivamente para enviar y recibir mensajes automáticos de gestión de citas a través del Chatbot del consultorio.
• Consentimiento LOPDP Activo (Chatbot): Para el procesamiento de datos y la interacción interactiva en el Chatbot de WhatsApp, se solicita al paciente la aceptación previa, explícita y activa de esta Política de Privacidad antes de continuar con la conversación o agendamiento. El registro de aceptación del consentimiento (fecha, hora y número de teléfono) se almacena de forma segura en la base de datos para cumplimiento normativo (LOPDP). Si el paciente no otorga el consentimiento, el Chatbot detiene el flujo de forma inmediata y no se continúa el envío de mensajes.
• Privacidad de las conversaciones: Transcribe HC NO utiliza los datos de la plataforma de Meta ni el contenido de las conversaciones de WhatsApp para publicidad, segmentación publicitaria, perfilado de usuarios ni venta a terceros. Todos los mensajes se procesan únicamente para la gestión de citas médicas.
• No compartimos datos de Meta: No vendemos, alquilamos ni compartimos los datos recibidos de Meta con terceras partes para fines comerciales o de marketing. Para poder prestar nuestro servicio, contratamos infraestructura tecnológica como proveedores de servicios de alojamiento web (hosting) y gestión de bases de datos en la nube, quienes actúan exclusivamente como encargados del tratamiento bajo estrictos acuerdos de confidencialidad y no recopilan ni utilizan su información para fines propios.
• Desconexión y Revocación de Accesos: El usuario puede revocar el acceso a las API de Meta y desvincular su número telefónico en cualquier momento de dos formas: (1) Directamente desde la plataforma, ingresando a la sección WhatsApp ChatBot → Configuración y seleccionando la opción de desvinculación, lo cual elimina de forma inmediata y definitiva los tokens de acceso y credenciales almacenadas de nuestra base de datos; o (2) Desde la configuración de su cuenta de Meta/Facebook (en la sección de Integraciones comerciales o Aplicaciones del portal de Meta), eliminando los permisos otorgados a Transcribe HC.
• Cumplimiento: Esta integración cumple con las Políticas de la Plataforma de Meta y las Condiciones del Servicio de WhatsApp Business.

Transcribe HC se integra con Google Calendar para permitir la sincronización bidireccional de citas y el bloqueo automático de turnos. Al conectar su cuenta de Google:

• Datos recopilados: Token de acceso OAuth, token de refresco (refresh token) de Google, fecha de expiración del token y el ID del calendario de Google seleccionado por el médico para la sincronización. Estos datos se almacenan de forma cifrada en nuestra base de datos.
• Uso de los datos: Los tokens se usan exclusivamente para leer eventos del calendario seleccionado (para marcar espacios de tiempo ocupados como bloqueos de agenda y evitar que el chatbot asigne citas en momentos no disponibles) e insertar/actualizar/eliminar citas médicas agendadas dentro de la plataforma en dicho calendario de Google.
• Heurística de privacidad en sincronización: Los eventos del calendario de Google que no contengan identificadores de pacientes (como DNI, número de WhatsApp o correo electrónico en la descripción) o que no coincidan con nombres de pacientes registrados en la plataforma son importados a nuestra base de datos con el estado único de "bloqueado" (citas sin asociar a ningún paciente, servicio o precio). De esta manera se preserva la privacidad del médico sin almacenar información personal ajena a las citas médicas.
• No accedemos a: Datos de sus contactos de Google, correos electrónicos de Gmail ni otros calendarios no seleccionados por usted.
• Declaración de no compartir y uso limitado (Google Limited Use): Transcribe HC no comparte, transfiere ni divulga sus datos de usuario de Google a terceros, excepto en los casos estrictamente necesarios para proveer y mejorar la funcionalidad de sincronización de la agenda de la aplicación. Adicionalmente, el uso de datos de usuario recibidos de las APIs de Google se adherirá a la Política de Datos de Usuario de los Servicios de API de Google, incluidos los requisitos de Uso Limitado (Limited Use), por lo que bajo ninguna circunstancia se utilizarán dichos datos para crear, entrenar o mejorar modelos de inteligencia artificial o aprendizaje automático (AI/ML).
• Desconexión: Puede desvincular su cuenta de Google Calendar en cualquier momento desde la sección de Configuración → Integraciones, lo cual eliminará de forma inmediata todos los tokens y credenciales de acceso de nuestros servidores.